■スケジュールを管理する■

前回まではタスク管理に焦点を当ててきました．今回はタスクと並んで重要なのはわかっちゃいるけど，面倒なスケジュールの管理を見ていこうと思います．

これまで僕はスケジュールを管理するために，手帳を使っていました．

写真1. 筏井職員のかつての手帳

しかし実際のところ，これを使いこなすことは非常に困難です．その困難の理由の一つはITとの相性の悪さでしょう．メールやグループウェアを使いながらスケジュールだけは手帳を使うというのは毎日が二重，三重入力の連続ということです．これはどう考えても大いなる矛盾です．結局いつの間にかスケジュールはPCで管理することになり，手帳はスケジューラではなく単なるノートとして持ち歩くことになるわけです．

■Outlookを活用して効率的に情報管理■

現在北陸支店では手帳を禁止し，代わりと言っちゃぁなんですが Outlook を活用しています．残念ながら Outlook も OneNote と並んであまり話題に上らない製品ですが，実はこいつも極めて洗練されたツールです．

そして，ここまで見てきた通り OneNote は凄く便利なツールではあるのですが，Outlook と連携することで，個人の作業は，さらに飛躍的に効率化されます．

■スケジュールとタスクを分離して考えるなかれ■

写真1を見ればお分かりのように，これまでスケジュールはスケジュールとして管理し，別のページ（あるいは別のツール）でToDoリストやノート，メモを管理するのが普通でした．だけど，これではスケジュールとタスク，その他メモ類が分散しているせいで，結局無駄に仕事とスケジュール管理に時間がかかっていて，その割には，作業の効率化が図れていないという大きな問題が残るのです．

 
図1．OneNoteによるタスク管理＆リアルタイム報告

これは前回ご紹介した日々の仕事を優先度分けして管理し，かつ報告になっているタスクマトリクスです．書いたメモはフラグを立てて，いつまでに作業を完了するのか期限を設定します．

  
図2．Outlook によるスケジュール管理

タスクマトリクスで立てたフラグは，なーもしなくても，そのまま Outlook のスケジューラの下段に「仕事」として連携されてます．上段はスケジュール管理で，ご来客やお客様訪問の時間などが管理されています．当然ながら外出や来客の間はタスクをこなすために時間を使うことはできません．すなわち予定表とタスクは一見無関係のようで，実はひとつの時間を食いあうという競合関係にあるわけです．「金曜日までに提出します」と言いつつ，金曜日は終日外出する予定になっているのに，どうやって提出するの？みたいなことが起こるってことです．

だからスケジュールとタスクは分離して管理しちゃダメです．だけどまとめて考えるのは面倒だし時間がかかる．だから Outlook くんにやらせるのです．Outlook はそういうの超得意です．

図3．Outlook によるメール管理

Outlook は個人の「メール」「スケジュール」「仕事」「連絡先」を管理するためのツールです．そして，こちらのメール管理画面の右側にはさらなる気の利いた「To Do バー」なるウィンドウがあります．その日のスケジュールとやるべき仕事が一覧になっています．これも自動的に表示してくれます．実際のところ，タスク管理上最も確認する機会の多いのが，この To Do バー ということになります．便利すぎて．

ということで，タスクマトリクスで立てたフラグは，このようにスケジューラやTo Do バーなど，色んなところに出てくることはおわかり頂けましたでしょうか．まじサイコーっす．

■アクセシビリティは重要■

OneNoteでメモし，立てたフラグは至る所からアクセス可能で，しかも，どこでタスクをチェック（完了）しても，ちゃんと連携しているというのは，感動的な便利機能です．

このアクセシビリティの高さは特筆に値すると思います．一度このタスクとスケジュールが同時にしかも自動的に管理されるシステム（システムといってもOneNoteとOutlookを使うだけ！）に慣れると，もうこんなことに時間をかけるのは，まっぴらごめんな気持ちになります．僕はタスク管理をするために仕事をしているのではありません．仕事（ルーチンワーク）をなるべく効率的に済ませて，「まだ手を出せていない新しい領域へチャレンジする時間」を1秒でも多く稼ぐためにタスク管理をしているんです．

「○○さんにメールを返信する」というメモをいちいち手帳のToDoリストに手書きで書き写すのではなく，Outlook のメーラーで，返信する必要のあるメールで，OneNote で行った作業と同じく，フラグするだけ（図3参照）です．これで OneNote のタスクと同じように Outlook のスケジューラやToDoバーに表示されます．

■個人の仕事だけ効率化してもダメ■

昨今 Life hacks の流行で仕事の仕方があらためて注目されていたりしますが，実は個人の作業だけを効率化しても，組織としての大きな業務効率化は望めません．なぜならば組織の業務効率化はタスクやスケジュールの管理以上に「コミュニケーション&コラボレーション」が大きなカギを握っているからです．

北陸支店では，このOneNoteという触媒を一つ入れることで，個人の業務を飛躍的に効率化しつつ，チームの情報共有や，コミュニケーションのあり方を根底から変えることに成功しました．ぜひ OneNote と Outlook で簡単に実現できる業務革新，皆さんもチャレンジしてみてください！

■■■支店長！報告書書くの面倒なのでやめていいですか！■■■

前回は基本的なところで「メモしてフラグ，貼り付ける」を実践しました．
今回はその次のステップに進みます．

北陸支店で取り決めた禁止事項はたくさんありますが，その一部をご紹介すると，下記の通りです．
本ブログの読者であれば，もうすっかりご存じですよね．ご，ご存知ですよね？？？？

• メモ，手帳，ノート使用禁止
• ペン使用禁止
• プリントアウト禁止
• ホワイトボード使用禁止
• 会議室使用禁止
• 出張禁止
• 報告書禁止
• 高いの禁止
• 難しいの禁止
• メンドクサイの禁止

さて，これらの制約をクリアしながら，僕はどうやって中林支店長に報告・連絡を行っているのでしょうか？？そして逆に僕はどうやって中林支店長が抱えている仕事を報告を受けずに把握しているのでしょうか？？？？

これはもはや製品や機能の問題ではありません．これだけの制約をかいくぐるために，どのようにソフトウェアを活用するか，というアイデアと発想力の勝負です．旭山動物園（の昔っす）と同じ．つまり人もカネもないなら知恵を出せ，ってヤツです．

■■■そんなわけで完成した北陸支店式タスクマトリクス■■■

前回ご紹介したOneNoteの使い方はとりあえず白地にメモを取り，フラグし，ファイルを貼り付ける，というところまででした．紹介した僕が言うのもなんですが，120%面白くもへったくれもありません．飛躍を始めるのはここからです．

実はOneNoteの非常に特徴的な造りとして「コンテナ」という概念があります．ってよくわからないですよね．簡単に言うと書いたメモを，なんと縦横無尽に動かせるんです．まじすげー！

そこで，この簡単に位置を変えられるという特性を活用すれば，面白い使い方ができることに気がつきました．

それ何かというと「位置に意味を持たせられる」ということです．

これ真ん中に矢印 を引っ張っただけです．でもって左側は「急ぎ」，右側は「急ぎじゃない」という感じで分けただけです．ただToDoリストとして一覧にするだけではなく，このように位置に意味を持たせることで，読むのではなく，見るだけで，急ぎのタスクがどれだけあるかわかっちまうわけです．

ここで先日少しお話ししたMECEを適用するわけです．仕事というのは

• 急いでいる？ YES/NO
• それって大事？ YES/NO

に必ず分けられます．これをマトリクスにすると，こんな感じになるでしょう．

これぞ北陸支店式タスクマトリクス！！！！

なーんちゃって，このように緊急度と重要度にわけで仕事を管理しましょう，というのは仕事術本なんかで良く言われていることです．だけど，こんなの紙の手帳じゃ管理するの死ぬほど大変です．よほど気合と時間がないとアップデートできません．だけどOneNote（とコンテナ移動の機能）があれば，簡単に位置を移動することができます．そして，このマトリクスに合わせて，

１・２・３でメモしてフラグ，貼り付ける，を実践しましょう！

そしてこいつを，この前（というかかなり前）に解説した通り，共有フォルダに保存することで，他の人もファイルを閲覧することが可能になります．すなわち，僕が重要度・緊急度に分けて書いたメモは，そのまま支店長への優先度付けされた報告になってしまうのです！！！

他人のために報告書を書くのではありません．自分のために重要度／緊急度に分けて”メモしてフラグ，貼り付ける”のです．それが，そのまま，いちいち報告用に書きなおす報告書以上に，見る人にとってわかりやすい報告になるのです．しかも共有ノートブックなので，僕らが放っておいても，リアルタイムでチームメンバに同期されます．これまでの日報や週一度の部会連絡とは情報共有のスピードと精度が別次元です．

■■■不可能へのチャレンジ「オフィスワークの見える化」■■■

そしてノートシール を表示というボタンを押すと，各自が自分のノートの至る所で立てたフラグが，全員分まとめて横串検索されます．これはマネージャにとってサイコーの機能です．だって報告しろと言わなくても，刻々と変わる部下の作業負荷状況をリアルタイムで把握できるのですから！！しかもデジタルならではの利便性で，色んな角度からチームのタスクを見通すことができます．

部下が一つ作業をこなしフラグをチェック（完了）するたびに，ここからフラグが一つ消えていくわけです．まさに「オフィスワークの見える化」です．これを実現するために様々な管理手法と，高額な業務システムやグループウェアが考案されてきましたが，僕らが思いついたのは，もっと単純で，もっと簡単で，もっと安く実現する方法です．

OneNoteをインストールすれば，3分後にはこれまで何度もチャレンジして失敗し続けた見果てぬ夢「オフィスワークの見える化」が実現できるのです．サーバやミドルウェアが必要な巨大で高額なグループウェアじゃないとダメなんじゃないかと思うのは，単なる心理的な思い込みです．おカネをかけなくても，強力な情報共有基盤を構築することは十分可能す．

とにかく人というのは面倒臭いこと，難しいことをするのが嫌いな生き物です．そして面倒臭がりの全日本代表が我が北陸支店メンバーです．そんな僕らが決めたベーシックルールは，以下の通りです．

• 難しいのやだ
• メンドクサイのやだ
• 高いのやだ

かなりわがままなようですが，これがクリアできないと実現できないし，何より続かないと思ったからです．皆さんもそうですよね．だから，これらの項目はゆずれません．システム手帳がパソコンになっただけで，結局同じように途中で投げ出した，なんてことになったら目も当てられません．

■誰でも無理なくできるところから

僕らが最初に取組んだのは，メモの取り方です．これまではアナログの手帳はもちろんのこと，メールをメモ代わりにしたり，メモ帳（Notepad）を使ったり，独自のツールを使ったりと，ソフトウェアもてんでばらばらでした．これをOneNoteで統一し，以後ノート，メモ帳，ペン禁止としました．

OneNoteは以前にもご紹介した通りただの白いノートです．あとはメモを書くだけですが，メモ帳と同じ使い方では意味がありません．そこでメモの取り方について基本規約を定めることにしました．それは次の通り至ってシンプルなものです．

メモしてフラグ，貼り付ける

メモをするというのは，こんな感じです．

非常に簡単です．その勢いで，いつまでに終わらせるのか決めてしまいます．それがフラグです．

フラグによってただのメモが「タスク」に変身したわけです．さらにタスクに関連するファイルを貼り付けます．ファイルの貼り付けは，メールへのファイル添付と同じで，ファイルをOneNoteにドラッグ&ドロップするだけです．

「メモしてフラグ，貼り付ける」
この１・２・３をひとつの動作として癖にしてしまうことが重要です．

一応もっかい繰り返します

メモしてフラグ，貼り付ける

超簡単で誰にでもできます．ぜひ小さな一歩から試してみてはいかがでしょうか．

お試し版もぜひ活用してみてください．2か月あれば十分効果は得られます．
http://trial.trymicrosoftoffice.com/trialjapan/product.aspx?sku=3121875&culture=ja-JP

バックナンバー：
タスクとスケジュールを管理する - その1
タスクとスケジュールを管理する - その2 現状把握アナログ編
タスクとスケジュールを管理する - その3 「禁止」の重要性
タスクとスケジュールを管理する - その4 現状把握デジタル編

ということで，ノートや手帳を禁止してみましたが，パソコンに移行したからと言って業務効率が上がるわけではないことは，先にお伝えした通りです．アナログだからダメってわけでは決してありません．むしろ僕は今でもアナログ推進派です．

さらに言えば，たとえデジタル化しても情報が分散し，効率が悪くなることさえ大いにあります．

例えば，このひどいデスクトップを見てください．あり得ないです．
確かにデジタル化されていますが，これを見て生産性が高いと思いますか？？？？
僕だってこんなの見せるのいやですよ．情けないっすもん．

それでは共有フォルダはどうでしょうか．きっちりと「月別」や「製品別」にフォルダを細分化して，ファイルを保存していれば，生産性は上がるでしょうか？

残念ながら上がりません．毛細血管みたいに細分化されたフォルダに大量に眠る Excel ファイルをいじる勇気は僕にはありません．結局共有フォルダに置いたファイルというのは99%，置いた人以外修正できないという問題を抱えることになるのです．

そして閲覧ですら，それが最新ファイルであるか，使用すべきファイルであるかどうかがわかりませんから，置いた人にいちいち聞かなくてはならないということもしばしばです．

この課題への対応の一つがデジタルであれば，Enterprise Search ということになるでしょう．

そしてもう一つの手段は「記憶」することです．

ええーーー！記憶！！！覚えるってこと？？？
最近どうも物覚えが悪いんっす．マジ勘弁してください．

なーんて心配しないでください．大丈夫．
だって記憶力は鍛えられますから．

前回からの続きです．

ITは情報を広く，遠くへ，正確に運んでくれます．それでもなお連絡や報告に時間がかかり，また情報の精度低下や欠落が起こっていたのは，僕が（心理的に）アトムの世界にいたからです．

注文受付や発注処理など自動化が可能な部分は大いにIT化の恩恵を受けていますが，ルーチンワークではない知識労働者にとっては実はIT化によって逆に報告や連絡業務が増えてたんじゃないか？？？と思うこともしばしばでした．

• 報告書をITで効率化する

これはデジタルなようで実はアトムの世界です．

• 報告書をITで効率化する
• 報告書をITで撤廃する

ITを使うのであれば報告書を効率化するのではなく，報告書をゼロにすべきです．
決して不可能ではありません．不可能だとすれば，ITやシステムの問題ではなく，心理的な問題です．

試しに部会やグループミーティングなどの連絡や報告がメインの会議をすべて禁止にしてみましょう．

業務改革の要諦は「禁止」にあり，です．

電話やケータイを当たり前のように使いながら，どうやれば通信費を抑えられるだろう？って悩むのは，ケーキを食べながら，どうすればダイエットに成功するだろう？って悩むのと本質的にはなんら変わりません．ダイエット食品やスポーツクラブ探す前に，ケーキを禁止してみるのはどうでしょうか．ダメでもともと，試すだけならカネはかかりません．

とにかく「マジかよ！？」ってものを禁止してみる．
みんな必死になるはずです．真剣になるはずです．
自分の組織のあり方，働き方に悩むことになります．

そして，その「必死」が業務革新を成功に導くカギになる！ような気がします．

どうしてタスクとスケジュールの管理はうまくいかないのか．この原因を少し考えてみたいのですが，これは僕自身のこれまでの失敗経験からなんとなく理由は判明しています．この「なんとなく」というのがポイントで，クリアすべき課題は不明瞭で複数で複雑で絡み合っているからです．しかも段階的に複雑性が増大していくことも挙げておかねばならぬでしょう．

例えば年初には気合を入れて手帳を購入します．この時には1年後にびっしりと1年間の活動記録や自分自身の経験が刻み込まれているだろうと信じています．まずは些細なことでも全部予定表に書いちまえってなもんで，こんな感じになります．やる気まんまんです．

写真1．かなり綺麗にまとめられた月間スケジュール

この時点では大満足です．過去のお客様やパートナー様訪問記録や，先々の予定の空き時間がサクッと理解できるので，極めて便利です．だけど，必ずこれでは問題が出てきます．それは何かというと「狭い」ってことです．1か月見開きは俯瞰するには良いですが，少しばかり詳細を書こうとすると途端に書く場所がなくなります．ということで1ページで1週間分を表示するページに同じ内容を再度書きなおすのです．すなわち二重入力．

写真2．電話しながらスケジュールを調整しているところ

こうやってスケジュール帳とにらめっこして，日程を調整しているのですが，よくよく考えてみれば，ここで見ているのは自分のスケジュールだけです．だけどビジネスにおいては大抵自分以外にも人が関わることが多いです．当然ながら自分のスケジュール帳には他人のスケジュールは書いてありませんから，この電話が終わった後，再度同僚の予定を確認し，そして再び先方にメールとか電話をする必要がでてくるわけです．

しかも，さらなる課題が押し寄せてきます．それはスケジュールを管理している見開き2ページや，1週間単位のページでは，打合せ内容や，議事録をメモるスペースがないのです．ということで，結局会議のたびにノート（あるいはノートのリフィル）が登場するわけです．

写真3．ノートはメモにあらず．ビジュアルに考えるための強力なツール！

しかしノートなんてのはもうそれこそあっという間に使いきっていきます．手帳は1年で1冊ですが，ノートが1年で1冊ってことはありえません．そういうわけで，結局手帳以外に，こんなことになるのです．

写真4．山積みになる一方のノート

当然ながらこれらを全部持ち歩くことはできませんから，貴重な情報が詰まったノートは次々に，デスクの引き出しやお家のキャビネットで箪笥の肥やしになっていくわけです．

昨今各社のグループウェアで 情報共有やEnterprise Searchというものが注目されていますが，今一度よく考えてみましょう．本当に本当に重要で貴重な情報はほとんどが組織を構成する一人ひとりのてんでバラバラなノートや手帳に分散しているのです．そして残念ながらこれらの情報は Enterprise Searchの検索結果には絶対に出てきません．各自がノートに書いたメモや記録をすべてパソコンで打ち直せますか．これもやっぱり無理．これって大いなる矛盾です．

こうして情報は至る所に分散し，コミュニケーション不全が起き始めるのです．
これは極めて由々しき問題ではないでしょうか．

ビジネスマンたるものタスクとスケジュールを管理できてなんぼのもんじゃいです．
そしてタスク管理，スケジュール管理が極めて苦手な僕にとってこれは永遠の研究テーマです．

この時期（年末や年度末）本屋さんなどに行くと，スゴイ量の手帳を見かけます．しかも，その手帳の品種改良ぶりたるや，手に取って見るだけでウキウキしてきます．僕も大好きです．それこそ，この時期は来年の手帳はどんなにしようかと誰よりも迷っていたタイプの人です．

様々なタイプの手帳やリフィルを手にとっては，これを活用すればデキるビジネスマンになれるに違いない！って毎年多大なる投資を行っていました．ちなみに受験生の頃は参考書を買っただけで頭が良くなった気になっていましたし，小学校の頃は夏休みの宿題の計画を立てただけで，宿題が終わった気になっていました．我ながら情けなくて誰にも言えませんが．

というわけでシステム手帳も買うのは大好きな僕ですが，使いきったことは恥ずかしながら一度もありません（泣）むしろ使いきっている人がいたら，どうすれば続けられるのか，詳しくお聞きしたいところです．

ちなみに僕の場合，最初の2～３カ月はがんばって手帳を使います．かなり使いこなします．
スケジュールやToDoもしっかり管理します．ほぼ完璧に管理します．

しかし3ヶ月を過ぎたあたりから次第に面倒臭くなってきて，気がつけばいつの間にかやめている．

毎年これの繰り返しです．はたしてなんで毎年こんなことになっちまうのでしょうか．
そのあたりをちょっと考察してみようと思います．