前回の議事録編では，会議に参加した際にテンプレートを活用することで，人によってまちまちに書いていた議事録の品質を一定の高さに保ち，聞き忘れや伝え忘れを防ぐことが可能になる，というお話をしました．

次に来るのは，その情報をいかにして共有するか，という現代の組織，いや我々人類がはるか昔から抱えている大きな壁です．というわけで，この大きな壁に立ち向かってみようではありませんか！

が，その前にどうしても少しくらいはOneNoteのことも知っておいて頂かないとしょうもないので，今回はちょっとばかしOneNoteの仕組みをご説明しようと思います．

■OneNote ってこんな感じ

OneNoteのファイルの構成は次のようになっています．

• ノートブック（フォルダ）
• セクション（.oneファイル）
• ページ

ノートブックはフォルダ単位になっていて，その中のセクションは.one拡張子のOneNoteファイル形式で保存されます．.one形式のファイルは，ファイル単位でコピーや移動も可能というかなりわかりやすい構造になっています．デフォルトでは「マイドキュメント＞OneNote ノートブック」内にノートブック名でフォルダが作成され，その中にセクション名.oneというファイルが保存されます．

セクションの新規作成ボタンを押すだけで簡単に新しいセクションが追加されます．ファイルとしては追加と同時にセクション名と同じ.oneファイルが作成されます．タブ上で右クリックし「名前の変更」を選択することでセクション名を変更できます．同時にセクションの.oneファイル名も変更されたセクションと同じ名前に変更されます．

と，少し内部的な挙動に触れましたが，実はOneNoteの特徴的な機能は「自動保存」であり，普段ユーザはノートが書かれているファイルそのものを気にする必要は一切ありません．このような書き方をすれば，ただファイルが自動的に保存されるだけじゃん，どこが凄いのよ．という風に思われるかもしれません．

しかし実はこの「自動保存」の機能こそが，僕とチームメンバとの情報共有を実現させてくれる最も重要な機能なのです．このような書き方をすれば，どうして自動保存が情報共有になるのよ，という風に思われるかもしれません．

しかし実はこれらのノートブックは共有フォルダ（\\で始まるサーバ上の共有フォルダ）やSharepointサーバのドキュメントライブラリ上に保存することが可能なので，僕がOneNoteで議事録を書くや否や，サーバ上のノートブックが自動的に更新されるわけです．そして，そのノートブック（共有ノートブックと言う）は中林さんも自分のPCで，自分のOneNoteで開いているので，僕は報告することなく情報を共有することができるのです．

※実際には変更があると，その数分以内にサーバとの同期が行われます．

ちなみにOneNoteは同期テクノロジを採用しているので，同じノートの同じセクションの同じページを複数名で編集しても問題なく，この数カ月間，みんなで毎日使って発生した競合はほんの1，2回です．競合が発生した場合は，色つきで競合している部分が表示され，手動でマージすることが可能です．（ファイルが壊れるようなことはありません）

OneNoteのノートブックを共有フォルダやSharepoint上に置くと，複数のユーザが同時にアクセス可能になります．北陸支店では下記サンプルのように，メンバ1人1セクションを使ってノートを書いています．こうすることで各自が自分のセクションにメモや議事録を記述していくだけで，他のメンバやマネージャへの状況報告にもなるので，楽ちんですね．

ちなみにOneNoteをはじめて起動するといくつかのノートブックが自動的に追加されます．例えば「仕事ノート」や「個人ノート」そして「OneNoteガイド」の３つのノートブックです．これらのうち「仕事ノート」と「個人ノート」はそのままでは全然使えませんので，左側のノートブックを右クリックし，「このノートブックを閉じる」で閉じてしまって下さい．閉じてもファイルが削除されることはありません．OneNoteガイドの方は非常に参考になる使い方がたくさん紹介されているので，ぜひチェックしてみてください．